Cách đánh số trang tự động cho file PDF

Một tài liệu dài mà không có số trang rất khó dùng: người đọc không biết đang ở đâu, người duyệt không biết trích dẫn trang nào, và khi in ra lỡ rơi vài tờ thì chịu, không xếp lại được. Nếu file PDF của bạn được xuất từ ảnh scan hay từ nhiều nguồn ghép lại nên chưa có số trang, bạn không cần mở lại Word để đánh — có thể thêm số trang thẳng vào PDF ngay trên trình duyệt.

Vì sao nên đánh số trang?

Số trang là thứ nhỏ nhưng khiến tài liệu chuyên nghiệp hẳn lên. Với báo cáo, luận văn hay hồ sơ thầu, số trang giúp người chấm đối chiếu với mục lục và ghi nhận xét vào đúng chỗ. Với hợp đồng hay hồ sơ pháp lý, số trang giúp các bên chắc chắn không thiếu tờ nào. Còn khi tài liệu được in và đóng thành tập, số trang là cách duy nhất để xếp lại đúng thứ tự nếu chẳng may bung ra.

Đánh số tự động bằng công cụ

Dùng công cụ Đánh số trang: mở file PDF lên, công cụ tự chèn số thứ tự vào mọi trang cho bạn, không phải gõ tay từng con số. Bạn chỉ cần chọn vài tuỳ chọn về vị trí và kiểu hiển thị rồi xuất file mới. Toàn bộ số trang được thêm đè lên nội dung sẵn có mà không làm xê dịch chữ, nên tài liệu gốc vẫn nguyên vẹn.

Chọn vị trí và kiểu số

Công cụ cho bạn tuỳ chỉnh cách số trang hiện ra để hợp với từng loại tài liệu:

• Vị trí: đặt số ở chân trang hay đầu trang, canh bên trái, giữa hay bên phải tuỳ quy cách.
• Kiểu hiển thị: chỉ một con số đơn giản, hoặc dạng “trang hiện tại trên tổng số” như 7/20 cho biết tài liệu dài bao nhiêu.
• Số bắt đầu: cho phép bắt đầu từ 1 hoặc từ một số khác nếu tài liệu là phần tiếp nối của tập trước.

Bỏ qua trang bìa khi đánh số

Với báo cáo hay luận văn, trang bìa và đôi khi cả trang mục lục thường không đánh số, số 1 chỉ bắt đầu từ trang nội dung đầu tiên. Công cụ cho phép bỏ qua một số trang đầu để phần đánh số khớp đúng quy cách trình bày, không bị lệch một trang so với mục lục. Đây là chi tiết nhỏ nhưng hay bị trừ điểm nếu làm sai, nên đáng để chỉnh cho chuẩn.

Đánh bút lục cho hồ sơ

Trong công việc văn phòng và pháp lý, đánh bút lục — đánh số thứ tự liên tục cho toàn bộ trang của một tập hồ sơ — là yêu cầu bắt buộc để dễ tra cứu và bảo đảm không bị rút bớt tài liệu. Thay vì đóng dấu số bằng tay lên từng tờ, bạn gộp hồ sơ thành một file rồi đánh số một lượt, vừa nhanh vừa đều tăm tắp.

Số trang có làm hỏng nội dung gốc không?

Không. Công cụ chỉ vẽ thêm con số vào phần lề trống của mỗi trang chứ không sắp xếp lại hay nén nội dung, nên chữ, bảng biểu và hình ảnh bên trong giữ nguyên vị trí. Nếu sau này bạn muốn bỏ số trang đi, chỉ cần quay lại bản gốc chưa đánh số — vì thế nên giữ lại file gốc trước khi đánh số, phòng khi cần chỉnh. Với tài liệu còn khả năng thêm bớt trang, hãy đánh số ở bước cuối cùng để dãy số luôn liền mạch, không bị đứt quãng hay lặp.

Vài lưu ý

• Đánh số sau cùng, khi tài liệu đã gộp và sắp đủ trang, để số không bị lệch nếu thêm bớt trang về sau.
• Chọn cỡ số vừa phải, đặt ở lề trống để không đè lên chữ hay bảng biểu.
• Xuất xong xem lại vài trang đầu và cuối để chắc số bắt đầu và kết thúc đúng như ý.

Việc đánh số trang chạy ngay trong trình duyệt bằng thư viện xử lý PDF, tài liệu của bạn không tải lên máy chủ. Không cần cài phần mềm, không giới hạn số lần, hoàn toàn miễn phí.