Cách lập bảng lương nhân viên chuẩn cho doanh nghiệp nhỏ

Bảng lương là chứng từ vừa để trả lương đúng, vừa là căn cứ đóng bảo hiểm, quyết toán thuế và giải trình khi thanh tra. Với doanh nghiệp nhỏ, một bảng lương gọn nhưng đủ cột sẽ tránh được nhiều rắc rối về sau. Bài viết hướng dẫn các cột cần có, cách tính từng khoản trừ và cách ghi số tiền bằng chữ cho đúng chuẩn — nội dung rà tới giữa năm 2026.

Bảng lương cần những cột nào?

Một bảng lương tối thiểu nên có các cột sau, xếp từ trái sang phải theo trình tự tính toán:

• Số thứ tự, họ tên, chức vụ hoặc bộ phận.
• Lương chính (lương theo hợp đồng) và ngày công thực tế trong tháng.
• Các khoản phụ cấp: ăn ca, xăng xe, điện thoại, trách nhiệm…
• Tổng thu nhập (lương gross) bằng lương chính theo ngày công cộng phụ cấp.
• Các khoản trừ: bảo hiểm bắt buộc và thuế thu nhập cá nhân.
• Lương thực lĩnh (net) và cột ký nhận.

Từ lương gross đến lương thực lĩnh

Lương thực lĩnh bằng tổng thu nhập trừ đi phần bảo hiểm người lao động đóng và thuế thu nhập cá nhân. Nhiều nhân viên chỉ quan tâm con số thực nhận, nên khi đàm phán lương, bạn nên tính sẵn cả gross lẫn net để hai bên hiểu giống nhau. Công cụ dưới đây quy đổi qua lại giữa gross và net, tự trừ các khoản bảo hiểm và thuế:

Các khoản trừ bảo hiểm bắt buộc

Người lao động bị trừ vào lương tổng cộng 10,5% tiền lương đóng bảo hiểm, gồm:

• Bảo hiểm xã hội: 8%.
• Bảo hiểm y tế: 1,5%.
• Bảo hiểm thất nghiệp: 1%.
• Ngoài phần trên, doanh nghiệp còn đóng thêm khoảng 21,5% nữa cho các quỹ này, nhưng khoản của doanh nghiệp không trừ vào lương nhân viên.

Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm là lương và một số khoản phụ cấp cố định ghi trong hợp đồng, không phải toàn bộ thu nhập; các khoản như tiền ăn ca, xăng xe theo thực tế thường không tính đóng bảo hiểm.

Thuế thu nhập cá nhân trên bảng lương

Sau khi trừ bảo hiểm và các khoản giảm trừ gia cảnh (cho bản thân và người phụ thuộc), phần thu nhập còn lại mới tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần: thu nhập càng cao, phần vượt càng chịu thuế suất cao hơn. Nhân viên có thu nhập thấp sau khi trừ giảm trừ có thể không phải nộp đồng thuế nào. Với người làm công ăn lương ổn định, kế toán thường tạm khấu trừ thuế hằng tháng rồi quyết toán lại cuối năm.

Ghi số tiền lương bằng chữ

Trên bảng lương, phiếu lương hay phiếu chi, số tiền thường phải ghi cả bằng số và bằng chữ để tránh sửa chữa, gian lận. Viết tay dễ sai chính tả hoặc quên chữ “đồng”, “chẵn”. Bạn có thể nhập con số thực lĩnh để lấy ngay dòng chữ chuẩn, viết hoa đầu câu:

Lưu ý khi làm bảng lương

• Bảng lương cần có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và người phê duyệt; nhân viên ký nhận khi nhận lương.
• Lưu bảng lương cùng bảng chấm công để đối chiếu ngày công và làm căn cứ giải trình.
• Phân biệt rõ khoản tính đóng bảo hiểm và khoản không tính, tránh đóng thiếu bị truy thu.
• Cập nhật mức giảm trừ gia cảnh và mức lương tối thiểu vùng khi nhà nước điều chỉnh.

Các công cụ tính lương và đọc số tiền bằng chữ trên trang đều chạy ngay trong trình duyệt, không lưu dữ liệu nhân sự của bạn. Mức đóng bảo hiểm, giảm trừ gia cảnh và biểu thuế có thể được điều chỉnh theo quy định, nên hãy cập nhật con số mới nhất trước mỗi kỳ lương.