Cách tạo hoá đơn, báo giá rồi xuất PDF gửi khách

Khi cần gửi khách một tờ báo giá hay một hoá đơn bán hàng đơn giản, không phải lúc nào bạn cũng muốn mở phần mềm kế toán nặng nề hay ngồi kẻ bảng trong Excel. Chỉ cần điền tên hàng, số lượng, đơn giá là có ngay một chứng từ gọn gàng, tự cộng thành tiền và ghi cả số tiền bằng chữ, rồi xuất PDF gửi đi. Bài này hướng dẫn cách làm nhanh một tờ hoá đơn hoặc báo giá như vậy.

Một tờ hoá đơn, báo giá cần có gì?

Dù là báo giá hay hoá đơn bán hàng, một chứng từ rõ ràng thường gồm những mục sau để khách đọc là hiểu ngay, khỏi hỏi lại:

• Thông tin bên bán: tên cửa hàng hoặc công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế nếu có.
• Thông tin bên mua: tên khách, địa chỉ hoặc số liên hệ.
• Số chứng từ và ngày lập.
• Bảng hàng hoá: tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.
• Tổng cộng, phần thuế nếu áp dụng, và tổng thanh toán.
• Số tiền bằng chữ, chữ ký hoặc ghi chú thanh toán.

Điền thông tin và để công cụ tự cộng tiền

Thay vì tự nhân số lượng với đơn giá rồi cộng tay từng dòng — chỉ sai một con số là lệch cả tờ — bạn nhập các dòng hàng vào công cụ tạo hoá đơn, báo giá. Mỗi dòng gõ tên hàng, số lượng và đơn giá, phần thành tiền và tổng cộng được tính tự động. Thêm bớt dòng tuỳ ý, sửa số lượng là tổng cập nhật theo ngay, khỏi lo cộng nhầm.

Ghi số tiền bằng chữ cho đúng

Trên hoá đơn, phần số tiền viết bằng chữ là để tránh sửa chữa và nhầm lẫn, nên phải khớp với con số. Viết tay dễ sai chính tả hàng nghìn, hàng triệu hoặc quên chữ “đồng”. Công cụ đọc số thành chữ giúp bạn đổi con số tổng thành dòng chữ chuẩn tiếng Việt chỉ trong một lần dán, ví dụ 3.250.000 thành “Ba triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng”. Chép lại dòng đó vào tờ hoá đơn là xong.

Xuất PDF gửi khách

Sau khi điền đủ và soát lại, xuất tờ chứng từ ra PDF. Định dạng PDF giữ nguyên bố cục trên mọi máy và điện thoại, khách mở là thấy đúng như bạn thấy, không lo xô lệch như khi gửi file Word hay Excel. Bạn có thể gửi qua Zalo, email hay in ra ký đóng dấu đều được.

Báo giá khác hoá đơn ở điểm nào?

Về hình thức hai loại gần giống nhau, nhưng mục đích khác: báo giá là lời chào giá trước khi khách chốt, thường ghi thời hạn hiệu lực của giá và chưa phát sinh nghĩa vụ thanh toán; còn hoá đơn bán hàng lập khi đã giao dịch, ghi rõ số tiền phải trả. Một điểm cần nhớ: tờ chứng từ tạo ở đây là để trao đổi và lưu nội bộ, không thay thế hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Nếu khách cần hoá đơn giá trị gia tăng hợp lệ để khấu trừ, bạn vẫn phải xuất trên hệ thống hoá đơn điện tử theo quy định.

Vài lưu ý

• Kiểm lại đơn giá và số lượng trước khi xuất, vì con số bằng chữ chỉ đúng khi con số tổng đã đúng.
• Đánh số chứng từ theo một dãy liên tục để dễ tra cứu về sau.
• Ghi rõ đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế để khách khỏi hiểu nhầm giá.
• Lưu lại bản PDF theo tên khách và ngày để cần là tìm được ngay.

Cách này phù hợp cho cửa hàng nhỏ, người bán tự do hay nhân viên cần gửi báo giá nhanh mà vẫn gọn gàng, chuyên nghiệp. Mọi thao tác và phép tính chạy trong trình duyệt, số liệu không gửi đi đâu, làm bao nhiêu tờ cũng được.