Cách sắp xếp danh sách, xóa dòng trùng và đánh số thứ tự nhanh

Gộp danh sách từ nhiều nguồn — nhiều file, nhiều người gửi — kiểu gì cũng dính lỗi: tên bị trùng, xen kẽ dòng trống, thứ tự lộn xộn và số thứ tự cũ chẳng còn đúng. Ngồi dò tay từng dòng vừa lâu vừa dễ sót. Bài này chỉ cách sắp xếp lại, bỏ dòng trùng, xóa dòng trống và đánh số thứ tự mới cho một danh sách dài chỉ trong ít phút.

Những việc dọn dẹp danh sách hay gặp

Một danh sách trước khi dùng được thường phải qua vài bước làm sạch. Các việc phổ biến nhất là:

• Sắp xếp theo bảng chữ cái với tên người, hoặc theo thứ tự tăng dần với số và mã.
• Xóa những dòng trùng nhau do gộp nhiều nguồn hoặc nhập liệu hai lần.
• Bỏ các dòng trống xen kẽ khiến danh sách bị ngắt quãng.
• Đánh lại số thứ tự cho liền mạch sau khi đã thêm bớt dòng.

Sắp xếp theo bảng chữ cái hoặc theo số

Cách nhanh là dán cả danh sách vào công cụ sắp xếp, chọn thứ tự tăng dần hay giảm dần. Với danh sách chữ, công cụ sắp theo bảng chữ cái; với danh sách số, nó sắp theo giá trị. Bạn lấy kết quả dán ngược lại Excel là xong, khỏi lo thao tác sort làm lệch các cột đi kèm nếu chỉ cần xử lý một cột đơn.

Riêng danh sách tên tiếng Việt, nếu muốn sắp theo tên chứ không theo họ, bạn nên tách phần tên ra cột riêng rồi mới sắp — vì mặc định máy sắp theo chữ đầu tiên, tức là theo họ.

Bỏ dòng trùng và dòng trống

Cùng công cụ đó thường có tùy chọn loại bỏ dòng trùng và dòng trống. Bỏ trùng sẽ giữ lại một bản duy nhất cho mỗi giá trị lặp, rất hợp để lọc danh sách email, số điện thoại hay mã khách hàng bị nhập hai lần. Bỏ dòng trống giúp danh sách liền một mạch, không còn khoảng hở giữa các dòng. Nên sắp xếp trước rồi bỏ trùng sau, vì khi các dòng giống nhau nằm cạnh nhau bạn cũng dễ mắt kiểm tra lại.

Đánh số thứ tự lại từ đầu

Sau khi đã sắp và lọc xong, số thứ tự cũ gần như chắc chắn sai. Bạn có thể đánh số lại trong Excel bằng cách gõ 1, 2 vào hai ô đầu rồi kéo xuống, hoặc dùng tùy chọn đánh số của công cụ để chèn số thứ tự chạy đều từ 1 cho cả danh sách. Cách sau tiện khi bạn xuất danh sách ra để in hay dán vào văn bản, số đi liền với từng dòng.

Khi danh sách đi kèm nhiều cột

Nếu mỗi dòng không chỉ là một cái tên mà còn kèm số điện thoại, địa chỉ, phòng ban, bạn cần chọn cả bảng khi sắp xếp để các cột đi theo nhau, tránh cảnh tên một nơi số điện thoại một nẻo. Khi lọc trùng cũng vậy, phải xác định rõ dựa vào cột nào để coi là trùng — trùng tên hay trùng số điện thoại — vì hai người có thể trùng tên nhưng khác số, bỏ nhầm là mất người. Xử lý từng cột riêng lẻ chỉ hợp khi cột đó đứng độc lập, không ràng buộc với dữ liệu bên cạnh.

Vài lưu ý khi dọn danh sách

• Giữ một bản gốc trước khi lọc trùng, phòng khi lỡ bỏ nhầm dòng cần giữ.
• Với danh sách nhiều cột, chú ý sắp một cột có thể làm lệch các cột còn lại nếu không chọn cả bảng.
• Khoảng trắng thừa khiến hai giá trị nhìn giống nhau nhưng máy coi là khác; nên dọn trước khi lọc trùng.
• Danh sách khách hàng, nhân sự nên xử lý bằng công cụ chạy trên trình duyệt để dữ liệu không rời máy.

Sắp xếp, lọc trùng, bỏ dòng trống và đánh số lại là bốn bước làm sạch cơ bản mà danh sách nào cũng cần. Làm gọn bằng công cụ thay vì dò tay giúp bạn tránh sót, tránh lệch và có ngay một danh sách ngăn nắp để dùng tiếp.